Beoordeling van subsidieaanvragen

Om een aanvraag in aanmerking te laten komen voor beoordeling, toetst Regieorgaan SIA een aanvraag op een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden vind je altijd terug in de call for proposals van de subsidieregeling waarvoor je een aanvraag indient. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, nemen we deze in behandeling en leggen we de aanvraag voor aan de beoordelingscommissie.

Wanneer de aanvraag niet aan de voorwaarden voldoet, krijg je als aanvrager de gelegenheid binnen een gestelde termijn (bijvoorbeeld 2 werkdagen) je aanvraag alsnog in orde te maken. Doe je dit niet, dan nemen we de aanvraag niet behandeling. Je ontvangt hierover altijd bericht.

Een onafhankelijke beoordelingscommissie beoordeelt de ingediende subsidieaanvragen. Een beoordelingscommissie bestaat uit een mix van onderzoekers en mensen uit de praktijk. We streven ernaar personen met veel algemene kennis van zaken in te zetten. Bij de samenstellen van de commissie kijken we bovendien nadrukkelijk naar de benodigde expertise op het terrein van de call waarvoor de aanvragen zijn ingediend en naar de diversiteit van de commissieleden.

Commissieleden mogen geen persoonlijke belangen hebben bij de te beoordelen aanvragen en aanvragers. Zij moeten zich houden aan de Code omgang met persoonlijke belangen of verkort Code persoonlijke belangen. Deze code beschrijft hoe persoonlijke belangen worden uitgesloten tijdens het beoordelingsproces, tot en met het besluit over de verdeling van financiering.

In de code staat ook op welke manier beslissingen rondom persoonlijke belangen in het proces gemotiveerd en vastgelegd moeten worden. Zo kan Regieorgaan SIA op ieder moment verantwoording afleggen over de beoordelingsprocedure.

Binnen het beoordelingsproces is het gebruik van generatieve modellen niet toegestaan. Alle documenten die ter beoordeling liggen bij referenten, commissieleden of juryleden zijn vertrouwelijk en vallen onder de geheimhoudingsverplichting. Daarom mag niets uit het onderzoeksvoorstel door de beoordelaars worden ingevoerd in generatieve AI-modellen. Dit is in lijn met het voorlopige standpunt van NWO (januari 2024).

Voor sommige regelingen hanteert de beoordelingscommissie het principe van hoor en wederhoor. Dat betekent dat de commissie een voorlopige beoordeling geeft van de aanvraag, waarna je als aanvrager de kans krijgt een weerwoord te geven. Dit kan schriftelijk of mondeling zijn. Vervolgens geeft de commissie haar definitieve oordeel.

Bij regelingen waar we werken met referenten (dat is op dit moment alleen bij RAAK-PRO het geval) vindt ook hoor en wederhoor plaats. Dit gebeurt dan nog voordat de beoordelingscommissie een voorlopig oordeel vormt.

De beoordelingscommissie brengt altijd verslag uit over haar werkwijze. De commissie adviseert het bestuur van Regieorgaan SIA over het financieren van aanvragen. Het bestuur besluit uiteindelijk over het al dan niet toekennen van financiering. Als aanvrager krijg je altijd schriftelijk bericht over de toekenning of afwijzing van je aanvraag.

De meeste regelingen zijn competitief: we honoreren de kwalitatief beste aanvragen. De beoordelingscommissie bespreekt en beoordeelt alle aanvragen afzonderlijk. Vervolgens worden de aanvragen in een ranking geplaatst. De aanvragen met de hoogste beoordeling komen bovenaan.

De beoordelingscommissie brengt een positief of negatief advies uit over een aanvraag aan het bestuur van Regieorgaan SIA. Het maximale budget voor een call bepaalt hoeveel aanvragen met een positief oordeel ook daadwerkelijk positief advies krijgen voor financiering. Het kan dus voorkomen dat je aanvraag een positief oordeel krijgt, maar je toch geen financiering ontvangt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als we budget hebben voor maximaal 25 aanvragen, terwijl er 30 positief beoordeeld zijn. De commissie draagt de in de ranking hoogst genoteerde aanvragen voor voor financiering.

Het bestuur van Regieorgaan SIA besluit uiteindelijk of een aanvraag wordt toegekend, maar volgt hierin meestal het advies van de beoordelingscommissie.

Bij sommige regelingen kun je doorlopend, binnen een gestelde termijn, je aanvraag indienen. Er zijn dan verschillende ophaalmomenten. Op het gestelde indienmoment verzamelt Regieorgaan SIA alle binnengekomen aanvragen en start de controle voor het in behandeling nemen van de aanvraag en vervolgens de beoordelingsprocedure.

Bij een regeling met ophaalmomenten geldt meestal: first come, first served. Er is geen sprake van inhoudelijke competitie: als je aanvraag positief wordt beoordeeld en het budget het toelaat, wordt je aanvraag door de beoordelingscommissie voorgedragen aan het bestuur van Regieorgaan SIA voor honorering. Het bestuur besluit uiteindelijk of je aanvraag wordt toegekend.

Bij sommige regelingen werken we met trekkingsrechten. Op basis van de omvang van de hogeschool (gemeten in aantal studenten) bepalen we het maximale aantal postdocposities waarvoor een hogeschool financiering kan aanvragen.

Er zijn regelingen met afwijkende beoordelingsprocedures. Dit staat altijd vermeld op de pagina van de regeling en ronde en in de call for proposals van de betreffende regeling en ronde.

Heb je vragen over de beoordeling van jouw aanvraag? Neem dan contact op met de programmamanager van de financieringsregeling waarvoor je gaat indienen of hebt ingediend. Je vindt de contactinformatie op de pagina van de desbetreffende regeling, bijvoorbeeld via het financieringsoverzicht.