Herstart subsidieproces

16 March 2021

Vrijdag 12 maart hebben we aangekondigd het subsidieproces te hervatten in de week van 22 maart. Dat proces heeft op dat moment 5 weken stilgelegen. Wij realiseren ons dat de gevolgen daarvan groot zijn voor alle betrokkenen. Wij doen er dan ook alles aan om de impact zo klein mogelijk te laten zijn en iedereen, nu wij onze systemen opnieuw opgebouwd hebben, zo goed mogelijk te informeren.

Grote lijnen callplanning

In de week van 22 maart is alle informatie op de website over de calls en de nieuwe deadlines up to date. In dit bericht schetsen we de grote lijnen en de overwegingen waarop de nieuwe callplanning gebaseerd is. Voor een aantal rondes is verderop in dit bericht nu al informatie beschikbaar, gezien de spoedeisendheid ervan.

Subsidieadviseurs van universiteiten en hogescholen hebben input gegeven over de prioriteiten die vanuit hen bepalend zouden moeten zijn bij de herstart van het proces. Voor zover mogelijk hebben we met die input rekening gehouden.

Referenten en commissieleden

In de week van 22 maart zullen wij contact opnemen met de commissieleden en referenten om zo snel mogelijk nieuwe afspraken te maken. Aanvragers zijn erbij gebaat dat wij de lopende rondes zo snel mogelijk afronden zodat zij aan de slag kunnen met hun projecten.

Lopende rondes eerst, aanstaande calls doorgeschoven

Om de gevolgen van de hack op het totale systeem zo klein mogelijk te laten zijn, is ons eerste uitgangspunt om zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke planning te blijven. Dit betekent dat we lopende rondes zo snel mogelijk oppakken en afronden.

In de praktijk betekent dit dat bijna alle calls met een deadline voor 27 mei 2021 5 weken opschuiven ten opzichte van die oorspronkelijke deadline uit de call, behalve als er zwaarwegende argumenten zijn om hiervan af te wijken.

Oorspronkelijke planning calls vanaf 27 mei gehandhaafd

Het 2e uitgangspunt is dat calls met deadlines vanaf eind mei in principe volgens de oorspronkelijke planning blijven lopen. Door te schuiven met de calls van voor 27 mei ontstaan echter onvermijdelijk knelpunten in verband met (school)vakanties, feestdagen en wat dies meer zij. Een andere complicatie treedt op bij rondes die meerdere keren per jaar plaats vinden. Om mensen de kans te geven om opnieuw mee te kunnen doen moet een ronde afgerond zijn voordat een nieuwe start.

Ook kunnen er inhoudelijke redenen zijn om af te wijken van de 5 weken verschuiving. Bij bepaalde complexe rondes vinden aanvragers interactie met Regieorgaan SIA belangrijk om hun aanvraag af te ronden. Dan kan een grotere verschuiving nodig zijn. Soms is het gevraagde onderzoek gebonden aan een schooljaar of een internationale samenwerking en kan om die reden juist een kleinere verschuiving gekozen worden.

Daarnaast zullen alle afspraken die stonden ingepland voor commissievergaderingen of interviews opnieuw moeten worden ingeroosterd, met mogelijk ook tijdverlies tot gevolg. Door de hack zijn alle data die verzameld zijn tussen 5 en 12 februari, waaronder mailverkeer en verslagen van commissievergaderingen verloren gegaan. Dit geldt overigens niet voor de informatie die in die periode in ISAAC gezet is.

Het kan dus zijn dat bepaalde fases van de ronde opnieuw uitgevoerd moeten worden, door het verlies van deze data. Ook dat kan tot meer vertraging leiden.

Effecten van verschuivingen voor aanvragers

Wij realiseren ons dat deze veranderingen impact hebben voor aanvragers. Besluiten zijn niet genomen, geld is niet toegekend en interviews zijn niet doorgegaan. Veel aanvragers kiezen hun indienmomenten zorgvuldig. De nu veroorzaakte vertraging kan de planning in de war gooien.

We zeggen in dit verband daarom een paar zaken toe:

  • Aanvragers in lopende rondes met maatwerkafspraken komen we zoveel mogelijk tegemoet. Misschien dat we de afspraken anders moeten invullen, dat zullen we in goed overleg doen.
  • Met aanvragers in lopende rondes die door de verschuivingen in de problemen komen, bekijken we of er maatwerkafspraken gemaakt kunnen worden. De oplossingen die we vorig jaar hebben gehanteerd rond de corona-verschuiving passen we hier waar mogelijk opnieuw toe.
  • In veel gevallen is er in de afgelopen week voor mensen of rondes een deadline verstreken. Dat kan gaan om iets administratiefs (bijvoorbeeld een kleine correctie op een aanvraag), het indienen van een weerwoord of het indienen van een voorstel. Iedereen kan erop rekenen dat vanaf het moment dat het subsidieproces weer opengesteld is, zij een redelijke termijn krijgen om alsnog hun reactie te geven.

Toegekende projecten

Eerder hebben we in de FAQ al aangegeven dat onder bepaalde omstandigheden projecten gestart mochten worden. Over het algemeen zullen we, net als in verband met corona, soepel zijn met het verschuiven van verstreken deadlines of andere administratieve zaken die zijn blijven liggen doordat wij niet bereikbaar waren. In de week van 22 maart zijn de medewerkers waar u contact mee had over uw projecten weer bereikbaar.

Rondespecifieke informatie

Voor een aantal rondes geven we hier vooruitlopend op de publicatie van de aangepaste planningen al specifieke informatie, omdat het belangrijk is dat aanvragers daar snel van op de hoogte zijn.

Bij 3 rondes is het zo dat sommige mensen hun reactie, zoals bijvoorbeeld een weerwoord, hadden ingediend, terwijl anderen dat nog niet gedaan hebben. Voor die rondes geven we iedereen (dus ook de mensen die dat al gedaan hebben) de gelegenheid om hun (nieuwe dan wel aangepaste) weerwoord 5 werkdagen vanaf het opstarten (opnieuw) in te dienen.

Dit betekent dat de reactie in deze rondes bij een herstart op 22 maart uiterlijk op 29 maart ingediend moet worden. Alle aanvragers zullen hierover ook apart per mail geïnformeerd worden op de datum dat we weer opstarten.

Het gaat om de volgende rondes:

  • Praktijkgericht onderzoek maatregelen COVID-19
  • Praktijkgericht onderzoek voor Extramurale Zorg
  • RAAK-publiek indieningsrondes juni en november 2020

Een aantal rondes zat in de fase van ontvankelijkheid toetsen. Wij hebben dat niet altijd kunnen afronden en het kan dus zijn dat wij nog contact opnemen over de aanvraag in één van deze rondes. Het gaat om de volgende rondes:

  • RAAK Impuls 2020
  • Top-up, indieningsronde februari 2021
  • KIC E&D: Circulariteit (niet uitgevoerd door Regieorgaan SIA)

In een aantal gevallen is de verschuiving minder dan 5 weken ten opzichte van de oorspronkelijke deadline. Daar zijn verschillende redenen voor. Omdat voor die rondes sneller na de herstart gereageerd moet worden noemen we die rondes nu al. Het gaat om:

  • Commit2Data, Vroegefasetrajecten WO/HBO/TO2) – deadline 8 april (niet uitgevoerd door Regieorgaan SIA)
  • RAAK-mkb ronde 14 - deadline 13 april
  • Take-off hbo - deadline 13 april
  • SPRONG 2020 fase 1 - deadline 15 april

Vragen naar aanleiding hiervan

NWO is nog druk doende om alle systemen op te bouwen. Aangezien de aanvallers zich met een phishing mail op maandag 8 februari toegang hebben verschaft tot de systemen gebruiken wij hiervoor de back-up van vrijdag 5 februari. Hierdoor zijn bestanden en informatie uit de week van 8 februari helaas verloren gegaan (uitgezonderd ISAAC).

NWO, NRO en Regieorgaan SIA zijn op dit moment bezig te inventariseren welke bestanden exact verloren zijn gegaan. Wij zijn daarom op dit moment nog niet in staat om vragen over specifieke rondes, projecten of individuele situaties te beantwoorden. Dit is pas mogelijk vanaf het moment dat wij het subsidieproces weer opgestart hebben in de week van 22 maart. Zelfs dan kan het, in sommige gevallen, zo zijn dat wij de informatie die nodig is om je vraag te beantwoorden (nog) niet hebben.

Wij hopen op begrip en werken met man en macht om je vanaf de start zo goed mogelijk te helpen.