Privacyverklaring

In de uitoefening van haar publieke taken en overige werkzaamheden verwerkt het zelfstandige bestuursorgaan de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) persoonsgegevens. NWO gaat zo zorgvuldig mogelijk met deze gegevens om. In deze privacyverklaring leest u wat wij met uw persoonsgegevens doen en waarom we ze nodig hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door of onder verantwoordelijkheid van NWO worden verwerkt. Hieronder vallen tevens de gegevensverwerkingen die door of onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek (met uitzondering van het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs), het Nationaal Regieorgaan voor Praktijkgericht Onderzoek SIA of het Regieorgaan Open Science worden verwerkt. Op gegevensverwerkingen die plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van Stichting NWO-I en de daaronder vallende NWO-instituten is deze privacyverklaring niet van toepassing. Daarvoor verwijzen wij u naar het privacybeleid van NWO.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. De meest actuele versie vindt u altijd op www.nwo.nl.

Welke gegevensverwerkingen vinden er door NWO plaats?

NWO verwerkt persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met NWO. Wij onderscheiden daarbij de volgende verwerkingen:

1. Besluitvorming over ingediende aanvragen en beheer van lopende subsidieprojecten;
2. Bezwaar- en beroepsprocedures, klachten en overige formele verzoeken;
3. (Wetenschappelijk) onderzoek dat in opdracht van NWO wordt uitgevoerd;
4. Analyse en evaluatie;
5. Open overheid;
6. Sollicitaties;
7. Websiteformulieren, nieuwsbrieven en magazines;
8. Voorkoming van en onderzoek naar fraude;
9. Cameratoezicht

Hieronder geven wij per verwerking inzicht in welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij deze gegevens verkrijgen, waarvoor wij de gegevens verwerken en hoe (lang) de gegevens worden bewaard.

Besluitvorming over bij NWO ingediende aanvragen en beheer van lopende subsidieprojecten

Kerntaak van NWO is het verstrekken van subsidies ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek. In dit kader verwerkt NWO persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn voor de beoordeling van en besluitvorming over de bij NWO ingediende subsidieaanvragen, alsmede voor het beheer van de onderzoeksprojecten waar NWO vervolgens subsidie aan toekent. In beginsel betreft dit in ieder geval de NAW- en contactgegevens van de hoofdaanvrager en eventuele mede-aanvragers, alsmede gegevens betreffende diens opleiding, carrière en overige kwalificaties die relevant zijn voor het uit te voeren onderzoek. Welke aanvullende persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van het doel van het financieringsinstrument. Ook de namen en functies van eventuele co-financiers of samenwerkingspartners, alsmede van op het project aan te stellen personeel worden door NWO in dit verband verwerkt. Deze persoonsgegevens verkrijgt NWO middels de door de (hoofd)aanvrager ingediende aanvraagdocumentatie. In een enkel geval verwerkt NWO bijzondere persoonsgegevens in het kader van subsidieprogramma’s die gericht zijn op de bevordering van bepaalde minderheidsgroepen (bijvoorbeeld Mozaiek 2.0 en Hestia- Vluchtelingen in de wetenschap).

NWO bewaart en verwijdert de gegevens met inachtneming van de voor NWO geldende Archiefwet-bewaartermijnen. Voor afgewezen subsidieaanvragen is NWO verplicht de daarop betrekking hebbende documentatie (inclusief de daarin opgenomen persoonsgegevens) vijf jaar vanaf de datum van het afwijzingsbesluit te bewaren. Voor toegewezen subsidieaanvragen geldt een bewaartermijn van tien jaar na de datum van het subsidievaststellingsbesluit.

NWO is voorts verplicht om de kernregistratiegegevens van elke bij NWO ingediende aanvraag permanent te bewaren. Onder de kernregistratiegegevens vallen de namen van de hoofd- en medeaanvragers, titel, aanvraag- en dossiernummer, naam en jaar subsidieronde en uitkomst van het besluit (toe- of afwijzing).

In het kader van de uitvoering van deze wettelijke taak van NWO stelt NWO lijsten op met namen van potentiële kandidaten voor een beoordelingscommissie, jury of begeleidingscommissie. NWO verwerkt ten behoeve hiervan de NAW- en contactgegevens en kwalificaties die relevant zijn voor deelname aan een beoordelingscommissie, jury, begeleidingscommissie of bezwaarschriftencommissie.

Bezwaar- en beroepsprocedures, klachten en overige formele verzoeken

Als u bij NWO een bezwaarschrift of klacht indient, of als u een verzoek doet tot inzage of verwijdering van uw persoonsgegevens, of indien u NWO verzoekt tot openbaarmaking van documenten (een zgn. Woo-verzoek), dan heeft NWO uw NAW- en contactgegevens nodig om dit verzoek te kunnen behandelen. NWO bewaart en verwijdert deze gegevens met inachtneming van de voor NWO geldende Archiefwet-bewaartermijnen. Voor documentatie betreffende een bezwaarzaak, beroepsprocedure of klacht (inclusief de daarin opgenomen persoonsgegevens) geldt een bewaartermijn van 2 jaar na de datum van de gerechtelijke uitspraak of het besluit van NWO op het bezwaar of de klacht. Voor de documentatie betreffende Wet open overheid- en Algemene verordening gegevensbescherming-verzoeken hanteert NWO een bewaartermijn van 5 jaar.

Wetenschappelijk onderzoek dat in opdracht van NWO wordt uitgevoerd

NWO subsidieert niet alleen op aanvraag (wetenschappelijke) onderzoeksprojecten, maar geeft ter uitvoering van haar publieke taak ook zelf opdracht tot het uitvoeren van bepaalde (wetenschappelijk) onderzoeken. Het kan zijn dat in het kader van deze onderzoeken de persoonsgegevens van bepaalde personen worden verwerkt. In dat geval bepaalt NWO (mede) voor welk doel en met welke middelen deze persoonsgegevens worden verwerkt. In deze gevallen verwerkt NWO de persoonsgegevens zelden direct, maar gebeurt dit door de partij die het onderzoek in opdracht van NWO uitvoert.

NWO zorgt er altijd voor dat er schriftelijke afspraken worden gemaakt met deze partij om te waarborgen dat de persoonsgegevens altijd conform de privacywetgeving worden verwerkt. Conform de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit worden de persoonsgegevens die voor een specifiek onderzoek verzameld zijn gedurende een voor de desbetreffende discipline en methodologie passende termijn bewaard.

Onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek wordt het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs (NCO) uitgevoerd. Voor de privacy statement van dit grootschalige cohortonderzoek in het onderwijs verwijzen wij u naar de website van het NCO.

Analyse en evaluatie

NWO analyseert de bij haar ingediende aanvragen en door haar gefinancierde onderzoeksprojecten (met inbegrip van de gegevens van aanvragers) ter evaluatie en verbetering van de uitvoering van haar publieke taak. Naast de naam van de hoofdaanvrager en van de eventuele medeaanvragers, worden in een dergelijk geval gegevens gebruikt zoals de titel en onderzoeksgebied van de aanvraag, de bij de aanvraag betrokken organisaties, het geslacht en de functie van de aanvragers, de naam van het subsidie-instrument, het jaar waarin de aanvraag is ingediend en het feit dat de aanvraag is toe- of afgewezen. Het kan zijn dat NWO dergelijke analyses en evaluatieonderzoek uitbesteed aan een externe partij, zoals een universiteit of een commercieel onderzoeksbureau. Dan maakt NWO altijd met de opdrachtnemer schriftelijke afspraken om te waarborgen dat de verstrekte persoonsgegevens met inachtneming van de privacywetgeving worden verwerkt. Conform de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit worden de persoonsgegevens die voor een specifiek onderzoek verzameld zijn gedurende een voor de desbetreffende discipline en methodologie passende termijn bewaard.

Open overheid

Als overheidsinstantie dient NWO zo transparant mogelijk te zijn over de wijze waarop zij de aan haar toegewezen taken uitvoert. Gelet hierop publiceert NWO op haar website kerngegevens over de gesubsidieerde projecten. Het gaat dan om de naam van de hoofdaanvrager, de titel van de aanvraag en de publiekssamenvatting van het project. In sommige gevallen worden tevens de namen van eventuele mede-aanvragers en co-financiers vermeld.

Publicatie van kerngegevens is beschreven in de NWO Subsidieregeling 2017 en is noodzakelijk om onze wettelijke taak uit te voeren. Bij het indienen van de subsidieaanvraag kan de begunstigde – gemotiveerd – aangeven het niet eens te zijn met de publicatie van (een deel van) de samenvatting op de website.

Sollicitaties

Als u reageert op een vacature bewaren wij uw persoonsgegevens (naam, adres, geboortedatum en inhoud cv) niet langer dan 4 weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure. Indien u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij deze maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Uw gegevens worden alleen verwerkt door de direct bij de sollicitatieprocedure betrokken medewerker(s) van NWO. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden en niet gedeeld met derden.

Websiteformulieren, nieuwsbrieven en magazines

Op de NWO website kunt u online formulieren invullen en indienen, waarmee u uw NAW- en contactgegevens aan NWO verstrekt. Bij deze formulieren wordt altijd vermeld met welk doel NWO de door u verstrekte persoonsgegevens verwerkt.

Voor de nieuwsbrief kunt u zich op elk moment afmelden. Onderaan iedere online NWO-nieuwsbrief vindt u een afmeldlink. Afmelden voor onze magazines kan door een e-mail te sturen aan magazine@nwo.nl. Zodra NWO uw afmelding ontvangt worden uw persoonsgegevens verwijderd.

Voorkoming van en onderzoek naar fraude

Indien we een vermoeden hebben dat er in bepaalde situatie sprake is van fraude doen wij daar onderzoek naar. In het kader van dat onderzoek kunnen we ook persoonsgegevens verwerken. De categorieën persoonsgegevens die verwerkt worden, zijn afhankelijk van de omstandigheden van een concreet geval. Zo kunnen we namen en contactgegevens verwerken maar ook logging van toegang tot systemen of gebruikte IP-adressen als dat voor het onderzoek noodzakelijk is. Indien uit onderzoek blijkt dat er sprake is van fraude, zullen we aangifte doen en mogelijk de persoonsgegevens met opsporingsinstanties delen. De persoonsgegevens die we in het kader van het fraudeonderzoek verwerken, worden 7 jaar bewaard, conform de wettelijke eisen.

Cameratoezicht

Bij de toegangsduren van de locaties Den Haag en Utrecht vindt cameratoezicht plaats. Toezicht heeft als doel de bescherming van de veiligheid en gezondheid van de medewerkers en bezoekers, de beveiliging van de toegang tot de gebouwen en het vastleggen en onderzoeken van incidenten. De bewaartermijn van de camerabeelden is twee weken, tenzij er een incident vastgelegd wordt. In geval van een incident worden de camerabeelden verwijderd na dat het incident is afgehandeld en de beelden niet langer nodig zijn.

Met wie deelt NWO persoonsgegevens?

De uitvoering van de (wettelijke) taken kan met zich meebrengen dat NWO persoonsgegevens deelt met andere organisaties. Dat kan bijvoorbeeld een andere overheidsinstantie, een toezichthouder, de Belastingdienst of een samenwerkingspartner zijn. Dit gebeurt altijd op basis van een geldige rechtsgrondslag.

Ook worden afspraken gemaakt en passende maatregelen getroffen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige uitwisseling van de persoonsgegevens. Dat geldt ook voor de uitwisseling van persoonsgegevens met andere landen. Persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden.

Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw gegevens?

Op grond van de privacywetgeving heeft u recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe NWO met uw persoonsgegevens omgaat. Daarnaast heeft u recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens. In sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Wij zullen uw verwijderverzoek inwilligen, tenzij NWO op grond van de wet verplicht is bepaalde persoonsgegevens te bewaren. Ook heeft u in sommige gevallen het recht om bezwaar tegen verwerking van uw gegevens te maken of te verzoeken tot een beperking van verwerking. U heeft in bepaalde gevallen het recht om gegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een machine-leesbaar formaat, zodat u deze gegevens kunt overdragen aan een andere partij.

Deze rechten kunt u uitoefenen door een verzoek per mail te sturen naar privacyvragen@nwo.nl. Bij uw verzoek dient u een afgeschermde kopie (zonder pasfoto en BSN-nummer) van een geldig legitimatiebewijs toe te voegen.

Vragen en klachten

Mocht u vragen hebben over deze privacyverklaring of de wijze waarop we uw persoonsgegevens verwerken dan kunt u met ons contact opnemen via privacyvragen@nwo.nl.

U heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Wanneer u een klacht heeft, dan zoeken wij graag met u naar een oplossing. Neem daarvoor contact met ons op via privacyvragen@nwo.nl.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij onze Functionaris gegevensbescherming (fg@nwo.nl) of de Autoriteit Persoonsgegevens.

De privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 30 maart 2023.

Wij gebruiken uw gegevens voor niets anders dan het toesturen van de SIA-nieuwsbrief en de uitnodiging voor het jaarlijkse SIA-congres. Wij delen uw gegevens niet zonder uw toestemming met derden. Met de leverancier van het nieuwsbrievensysteem hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. U kunt zich op elk gewenst moment uitschrijven via de link onderaan de SIA-nieuwsbrief. Uw gegevens worden dan direct uit ons systeem verwijderd.