Projectfinanciën

Bij een subsidieaanvraag hoort een begroting. Na afronding van je onderzoek stuur je ons een financiële eindrapportage. Op deze pagina lees je meer over hoe je dat doet en welke tarieven je hanteert.

Begroting

Als je een subsidieaanvraag doet, maak je ook een begroting. In de begroting staat duidelijk wie van welke organisatie in welke functie hoeveel uur voor het project aan de slag gaat. Wij baseren het subsidiebedrag op je begroting.

In de call for proposals van de ronde waaraan je meedoet, staat altijd wat de specifieke begrotingseisen zijn. Zoals het maximale subsidiebedrag, het percentage cofinanciering en het subsidiepercentage dat je voor kosten van partners kunt inzetten. Lees dit zorgvuldig voordat je je begroting opstelt. Wij controleren je begroting op alle in de call for proposals genoemde punten.

Tarieven

Alle loonkosten van de mensen die in jouw project werken, voer je op in de begroting van je subsidieaanvraag en in je financiële rapportages. In de call for proposals van de ronde waarvoor je aanvraagt, staan altijd de tarieven vermeld.

HOT

Regieorgaan SIA hanteert sinds juli 2017 de Handleiding Overheidstarieven, ofwel HOT. Hieraan staat welke tarieven hogescholen mogen opvoeren voor hun loonkosten. De HOT bepaalt welk uurtarief bij welke salarisschaal hoort.

De HOT wordt jaarlijks gepubliceerd door de Rijksoverheid. Het tarief is opgebouwd uit loonkosten (afhankelijk van de salarisschaal) en overhead (voor elke salarisschaal hetzelfde bedrag). Hieronder kun je de HOT downloaden. We hanteren de tarieven uit tabel 2, kolom ‘kostendekkend tarief per uur’ (pagina 8).

In de HOT staan niet alleen tarieven, maar ook wel welke functies onder ‘overhead’ vallen. Dat zijn personeel, ict, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting. De kosten hiervoor zijn verrekend in het uurtarief. Algemene kosten voor deze functies binnen de hogeschool kun je dus niet opvoeren in de projectbegroting.

Tarieven andere organisaties

Voor tarieven van andere organisaties geldt meestal het volgende:

Partner Uurtarief vastgesteld in
Universiteiten: aio’s en postdocs VSNU-akkoord
Universiteiten: overige wetenschappelijke functies Handleiding Overheidstarieven 2017
TO2-instituten Handleiding Overheidstarieven 2017
Overige partners Bepaling uurtarief is vrij, met een maximum van € 130 per uur, exclusief eventuele btw

Subsidieverantwoording

Na afloop van het project stel je naast een inhoudelijke eindrapportage ook een financiële eindrapportage op. Daarin zet je welke kosten werkelijk zijn gerealiseerd. Dit doe je altijd in hetzelfde Excelbestand als wat je hebt gebruikt voor de begroting in je aanvraag.

Na het indienen van de inhoudelijke en financiële eindrapportage stellen wij het uiteindelijke subsidiebedrag vast. Dit bedrag is nooit hoger dan het oorspronkelijk verleende bedrag. Het komt wel voor dat het lager uitvalt, bijvoorbeeld als de totale gemaakte kosten lager zijn dan begroot. We hanteren bij het vaststellen van het subsidiebedrag altijd dezelfde voorwaarden als bij de begroting.

We vragen je om bij het maken van je rapportages op het volgende te letten:

  1. Baseer de subsidieverantwoording zo veel mogelijk op de bedragen uit de begroting, met name de bedragen voor loonkosten en voor materiële kosten die met subsidie worden gefinancierd.
  2. Dien tijdens de looptijd van je project een wijzigingsverzoek in om goedkeuring te krijgen op afwijkende bedragen.

Contact

Heb je een vraag of je begroting, de tarieven of de financiële eindrapportage? Neem dan contact op met:

Matthijs Witkam
Adviseur bedrijfsvoering