Beoordeling van subsidieaanvragen

Als je een subsidieaanvraag doet, wordt deze zorgvuldig beoordeeld. Hoe dit precies gebeurt, verschilt per financieringsregeling. Op deze pagina geven we je inzicht in hoe een beoordelingsprocedure er in het algemeen uitziet.

Ontvankelijkheidscontrole

Regieorgaan SIA controleert ingediende aanvragen altijd eerst op ontvankelijkheid. Dat betekent dat wij kijken of je alle documenten die nodig zijn voor een aanvraag hebt ingediend en je alle formulieren volledig en juist heb ingevuld. Is dat het geval? Dan is je aanvraag ontvankelijk verklaard en start het beoordelingsproces.

Wanneer je aanvraag niet compleet is, krijg je als aanvrager de gelegenheid binnen een gestelde termijn (bijvoorbeeld 2 werkdagen) je aanvraag alsnog in orde te maken. Doe je dit niet, dan is je aanvraag niet ontvankelijk en wordt deze niet beoordeeld.

Beoordelingscommissie

Een onafhankelijke beoordelingscommissie beoordeelt alle financieringsaanvragen die je bij Regieorgaan SIA indient. Een beoordelingscommissie bestaat uit een mix van onderzoekers en mensen uit de praktijk. We streven ernaar mensen met veel algemene kennis van zaken in te zetten. Bij de samenstellen van de commissie kijken we bovendien nadrukkelijk naar de benodigde expertise op het terrein van de aanvragen en naar de diversiteit van de commissieleden.

Code persoonlijke belangen

Commissieleden mogen geen persoonlijke belangen hebben bij de te beoordelen aanvragen en aanvragers. Zij moeten zich houden aan de Code omgang met persoonlijke belangen of verkort Code persoonlijke belangen. Deze code beschrijft hoe persoonlijke belangen worden uitgesloten tijdens het beoordelingsproces, tot en met het besluit over de verdeling van financiering.

In de code staat ook op welke manier beslissingen rondom persoonlijke belangen in het proces gemotiveerd en vastgelegd moeten worden. Zo kan Regieorgaan SIA op ieder moment verantwoording afleggen over de beoordelingsprocedure. De huidige Code persoonlijke belangen is sinds 1 juli 2019 van kracht.

Hoor en wederhoor

Voor regelingen waarvoor je meer dan € 50.000 kunt aanvragen, hanteert de beoordelingscommissie het principe van hoor en wederhoor. Dat betekent dat de commissie een voorlopige beoordeling geeft van de aanvraag, waarna je als aanvrager de kans krijgt een weerwoord te geven. Dit kan schriftelijk of mondeling zijn. Vervolgens geeft de commissie haar definitieve oordeel.

Bij regelingen waar we werken met referenten vindt ook hoor en wederhoor plaats. Dit gebeurt dan nog voordat de beoordelingscommissie een voorlopig oordeel vormt.

Bestuur van Regieorgaan SIA kent financiering toe

De beoordelingscommissie brengt altijd verslag uit over haar werkwijze. De commissie adviseert het bestuur van Regieorgaan SIA over het financieren van aanvragen. Het bestuur besluit uiteindelijk over het al dan niet toekennen van financiering. Als aanvrager krijg je altijd schriftelijk bericht over de toekenning of afwijzing van je aanvraag.

Competitieve regelingen

De meeste regelingen zijn competitief: we honoreren de kwalitatief beste aanvragen. Bij een competitieve regeling bespreekt en beoordeelt de beoordelingscommissie alle aanvragen afzonderlijk. De beoordelingscommissie brengt een positief of negatief advies uit over een aanvraag. Alle aanvragen worden na afloop van de beoordeling in een ranking gezet. De aanvragen met de hoogste beoordeling bovenaan.

Het totale budget voor een call bepaalt hoeveel aanvragen met een positief advies financiering krijgen. Het kan dus voorkomen dat je aanvraag een positief advies krijgt, maar je toch geen financiering ontvangt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als we budget hebben voor maximaal 25 aanvragen, terwijl er 30 positief beoordeeld zijn. De in de ranking hoogste genoteerde aanvragen, draagt de commissie voor voor financiering.

Het bestuur van Regieorgaan SIA besluit uiteindelijk of een aanvraag wordt toegekend, maar volgt hierin meestal het advies van de beoordelingscommissie.

Niet-competitieve regelingen

Bij sommige regelingen kun je doorlopend, binnen een gestelde termijn, je aanvraag indienen. Er zijn dan verschillende indienmomenten. Op het gestelde indienmoment verzamelt Regieorgaan SIA alle binnengekomen aanvragen en start de ontvankelijkheidscontrole en de beoordelingsprocedure.

Bij een regeling met indienmomenten geldt meestal: first come, first serve. Er is geen sprake van inhoudelijke competitie: als je aanvraag positief wordt beoordeeld en het budget het toelaat, wordt je aanvraag door de beoordelingscommissie voorgedragen voor honorering. Het bestuur van Regieorgaan SIA besluit uiteindelijk of je aanvraag wordt toegekend.

Bij sommige regelingen werken we met trekkingsrechten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Hbo-postdoc. Op basis van de omvang van de hogeschool (gemeten in aantal studenten) bepalen we het maximale aantal postdocposities waarvoor een hogeschool financiering kan aanvragen.

Afwijkende procedures

Er zijn regelingen met afwijkende beoordelingsprocedures. Dit staat altijd vermeld op de pagina van de regeling en ronde en in de handleiding van de ronde. Bij de regeling KIEM-hbo geven bijvoorbeeld medewerkers van Regieorgaan SIA aan de beoordelingscommissie een preadvies over de aanvragen. Bij de regeling RAAK-PRO is een vooraanmelding verplicht en worden aanvragen ook voorgelegd aan (internationale) referenten.

Vragen

Heb je vragen over de beoordeling van jouw aanvraag? Neem dan contact op met de programmamanager van de financieringsregeling waarvoor je gaat indienen of hebt ingediend. Je vindt de contactinformatie op de pagina van de desbetreffende regeling, bijvoorbeeld via het financieringsoverzicht.