Een dag uit het leven van een programma-assistent (subsidierondes)

Vandaag werk je op kantoor in Utrecht. Gisteren werkte je thuis en heb je alle openstaande mails in je mailbox gelezen en waar nodig beantwoord. Na een ritje met de trein en de OV-fiets, mede mogelijk gemaakt door je NS businesscard, stap je om 8.30 uur het kantoor binnen. Bij binnenkomst haal je een bakje goede koffie, want de koffieautomaat op de eerste heeft lekkerdere koffie dan op de verdieping waar Regieorgaan SIA zit. Je komt daar meteen een SIA-collega tegen, een programmamanager, waar je mee bijpraat over het afgelopen weekend. Hij heeft ook zo genoten van het mooie weer. Je hebt al een bureau op de vijfde gereserveerd, waar je jouw laptop openklapt. Tijdens je treinrit checkte je al in je agenda wat de dag voor je in petto heeft; over een kwartier begint het overleg met de programma-assistenten. Je hebt nog net de tijd om je mail en chats in Teams te beantwoorden en om te prioriteren wat je wanneer op kunt pakken.

Dan hup naar het overleg met alle programma-assistenten op de achtste verdieping. Dit overleg is een keer in de maand en het is het enige moment waarop je al je collega programma-assistenten bij elkaar ziet. In dit overleg brengen jullie elkaar op de hoogte van lopende zaken. Geen van deze overleggen is hetzelfde; de ene keer ligt de nadruk op nieuwe of veranderde aanpakken en processen, de andere keer juist meer op reflectie op wat we de afgelopen tijd gedaan hebben. Een vast element zijn de updates vanuit de teamleider.

Na het overleg praat je even met een collega over de interviews die jullie gisteren afnamen met aanvragers van een financieringsregeling.

De indieningsronde van deze financieringsregeling is net gesloten en je controleert of de binnengekomen aanvragen aan de voorwaarden voldoen om in behandeling genomen te kunnen worden. Er zijn 5 aanvragen binnengekomen, dus hier ben je nog wel even mee bezig samen met een aantal collega programma-assistenten en de programmamanager van de regeling. Jullie hebben afgesproken om dit samen op kantoor te doen, wel zo fijn dan kun je direct met elkaar afstemmen. Je controleert verschillende documenten op juistheid en consistentie. Dit moet accuraat gebeuren, dus concentratie is een must.

Voor je lunchpauze haal je een broodje bij de kantine die je al wandelend samen met een collega opeet. Het is een zonnige dag en na een volle ochtend kun je wel wat frisse lucht gebruiken.

Ook voor de middag kun je dat wel gebruiken, want je hebt al je focus nodig om besluitbrieven voor een regeling voor te bereiden. De uitdaging hierbij is goed geconcentreerd te blijven, want je kunt hier absoluut geen fouten in maken. Gelukkig kijkt een collega na afloop altijd nog even met je mee.

Als dat gebeurd is, sluit je deze werkdag af met wat administratieve taken voor diezelfde financiering waar ook de besluitbrieven voor in voorbereiding zijn. Je archiveert afgehandelde mails, ruimt mappen op en maakt nog een aantal declaraties voor commissieleden in orde. Je werkt hierin heel gestructureerd en vliegt door je takenlijst heen!

Voordat je weer op je OV-fiets springt loop je je to-do lijstje nog eens door. Je hebt niet alles kunnen doen wat je wilde vandaag. Dat zet je op je lijstje voor later, want morgen is er weer een dag!