Tips voor het schrijven van een goede aanvraag

Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoe je een goede financieringsaanvraag voor onderzoek schrijft. Want ieder onderzoek en iedere situatie is natuurlijk anders. Wel kunnen we je wat tips geven waar je bij het schrijven van je aanvraag rekening mee kunt houden. We nemen de ervaringen van de beoordelingscommissies hierin mee.

Niets is zo belangrijk als een goede voorbereiding. Die begint natuurlijk bij het goed doorlezen van de call for proposals van de ronde waarvoor je wilt indienen. Pols ook altijd even de subsidieadviseur van jouw hogeschool. Hij of zij heeft veel ervaring met subsidieaanvragen en kan je op weg helpen.

De criteria waarop je aanvraag wordt beoordeeld verschillen per regeling. Verdiep je daarom op tijd in de beoordelingscriteria van de regeling waarvoor je een aanvraag wil indienen. Betrek hierbij collega’s van je hogeschool én professionals uit de beroepspraktijk (zoals je beoogde consortiumpartners) zodat zij je kunnen helpen bij bijvoorbeeld vraagarticulatie of netwerkvorming.

We lichten een aantal criteria toe waarop aanvragen kunnen worden beoordeeld. Wees je ervan bewust dat dit overzicht niet uitputtend is en dat een beoordelingscommissie ook altijd naar de samenhang tussen beoordelingscriteria kijkt.

Vraagarticulatie

Ga je een aanvraag indienen voor financiering van een onderzoeksproject via bijvoorbeeld RAAK of KIEM, dan wil een beoordelingscommissie graag weten in hoeverre de onderzoeksvraag afkomstig is van professionals in de praktijk. Zijn zij bevraagd en hoe zijn ze bevraagd? Wordt de vraag zodanig breed gedragen dat je kunt spreken van maatschappelijke relevantie? Is helder dat voor het beantwoorden van de vraag nieuwe kennis nodig is?

Als vraagarticulatie een beoordelingscriterium is, laat dan in je aanvraag zien welk proces je hebt georganiseerd om de praktijkvraag boven tafel te krijgen, wie je daarbij hebt betrokken en welke inzichten uit dat proces naar voren zijn gekomen. Veel aanvragers beperken zich tot het noemen van workshops of andere bijeenkomsten, maar dat biedt de commissie onvoldoende inzicht in hoe de vraag echt leeft in de praktijk.

Netwerkvorming

Hebben de consortiumpartners voldoende expertise en praktijkkennis in huis om de onderzoeksvraag te beantwoorden? Heeft iedere partner een duidelijke rol en taak? Hoe actief doen ze mee? Is er ook een partner bij betrokken die in staat is de opgedane kennis breed te verspreiden en/of te implementeren? Dit zijn vragen waar de beoordelingscommissie het criterium netwerkvorming aan toetst. Zorg dus dat je partners en hun taken terugkomen in het plan van aanpak en de begroting.

Onderzoeksplan

Een RAAK- of KIEM-aanvraag bevat een onderzoeksplan. Je onderzoeksplan bestaat uit verschillende stappen en/of werkpakketten. Zorg voor een logische volgorde. Licht ze toe en onderbouw ze. Houd de lezer in je achterhoofd: wat jij als vanzelfsprekend beschouwt, zorgt bij een commissielid misschien voor vraagtekens. Schrijf je onderzoeksplan zo op dat een andere onderzoeker uit je vakgebied jouw onderzoek kan uitvoeren. Op precies dezelfde manier als jij hebt bedacht.

Een aantal concrete vragen om bij het schrijven erbij te houden:

• Onderzoeksvraag
  Hoe ben je van je praktijkvraag tot de onderzoeksvraag gekomen? Welke state-of-the-art-kennis heb je hiervoor gebruikt? Zorg dat je recente literatuur gebruikt.
• Doel en resultaat
  Waar draagt jouw onderzoek aan bij, nu en op de middellange termijn? Waarom is dat belangrijk?
• Stappen en/of werkpakketten
  Welke stappen ga je zetten om je doel te bereiken? Wat ga je precies doen in de werkpakketten? En welke partijen uit je netwerk zijn hierbij betrokken? Welke onderzoekstechnieken ga je gebruiken? En hoe ga je de gegevens analyseren? Geef ook goed aan wat je testcriteria zijn en hoe je ze hebt opgesteld. Indien sprake is van opeenvolgende werkpakketten, geef dan ook aan hoe je anticipeert op bijvoorbeeld tegenvallende resultaten.
• SWOT-analyse
  Als je de SWOT-analyse maakt, verdiep je dan eerst goed in wat dit inhoudt. Beschrijf helder hoe je met risico’s omgaat.
• Eindgebruikers
  Werk je met eindgebruikers, misschien patiënten? Zorg dat je hun rol of hoe je hen betrekt duidelijk terug laat komen in je onderzoeksplan.

Kwaliteit consortium

Met een regeling als SPRONG stimuleren we de samenwerking tussen onderzoeksgroepen en versterken we de positie van praktijkgericht onderzoek. Dien je een aanvraag in voor SPRONG, dan is de kwaliteit van het consortium een belangrijk criterium: heeft het consortium de benodigde expertise om een relevante bijdrage te leveren aan het beoogde maatschappelijk vraagstuk? Toon daarom in je aanvraag aan hoe het consortium zich de komende jaren laat voeden door vraagstukken uit de regio, en laat zien welke relaties er zijn met relevante initiatieven.

Iedere aanvraag bevat een projectplan. Hierin beschrijf je hoe de projectorganisatie en het projectmanagement eruit gaan zien. Doe dat helder en uitgebreid, met duidelijk onderscheiden rollen en taken voor elke functie. Zo kan de commissie een goed beeld vormen van de haalbaarheid van het project.

Begroting

Besteed zorg aan je begroting. In de begroting staat duidelijk wie van welke organisatie in welke functie voor hoeveel uur aan de slag gaat. De beoordelingscommissie bekijkt de begroting om te achterhalen of de deelnemende partijen ook daadwerkelijk op de begroting staan en wat hun bijdrage is. Dat levert een indicatie op over de betrokkenheid van de partners.

Het komt nogal eens voor dat partijen wel in de aanvraag worden genoemd, maar niet in de begroting staan. Omgekeerd komt ook voor. Check daarom altijd of de begroting in overeenstemming is met de aanvraag.

Schrijven doe je niet alleen

Een goede aanvraag schrijf je niet alleen. Laat collega-onderzoekers of de subsidieadviseurs binnen je hogeschool je helpen. Ook je consortiumpartners uit de praktijk kunnen een verfrissende blik op je voorstel werpen. Organiseer altijd een aantal kritische meelezers om je heen en laat hen je voorstel vanuit de criteria in de call for proposals beoordelen.

Schrijf bondig

Schrijf concreet en beknopt. Onze beoordelingscommissies laten regelmatig weten dat de beste onderzoeksvoorstellen kort en bondig zijn. Bondig schrijven dwingt je bovendien tot de kern te komen. Vraag jezelf af hoe je in een paar zinnen jouw onderzoek op een verjaardagsfeestje aan een familielid of vriend zou beschrijven.

Soms blijkt dat essentiële informatie voor de aanvraag in de bijlagen staat. De commissie leest bijlagen minder goed. Zorg dat alle onmisbare informatie in de aanvraag zelf staat en vermijd het meesturen van bijlagen.

Gebruik je AI-modellen zoals ChatGPT voor het schrijven van je aanvraag? Neem hierbij de kernwaarden van de Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (eerlijkheid, zorgvuldigheid, transparantie, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid) als uitgangspunt. Controleer gegenereerde teksten dus altijd voor ze op te nemen in je aanvraag. Lees meer over gebruik van generatieve AI in het beoordelings- en aanvraagproces in het voorlopige standpunt van NWO (januari 2024).